बैच ट्रेसबिलिटी: कुछ गड़बड़ होने पर हर लॉट कहाँ गया, यह जानना

इस श्रृंखला में अब तक सब कुछ मात्रा के बारे में था: शेल्फ पर कितना है, प्रोडक्शन ऑर्डर को कितना इश्यू हुआ, कब और कितना दोबारा ऑर्डर करना है। आज सवाल पूरी तरह बदल जाता है। अब सवाल कितने का नहीं, बल्कि ठीक-ठीक कौन-से का है।

यह अंतर किसी सामान्य दिन दिखाई नहीं देता। यह उस दिन दिखता है जब कोई ग्राहक फ़ोन करके बताता है कि उसे मिली खेप में समस्या है, या कोई सप्लायर आपको सूचित करता है कि उसके द्वारा दिया गया कच्चे माल का एक लॉट दोषपूर्ण था। उस पल आपका एकमात्र सवाल होता है: वह लॉट कहाँ गया? जिस प्लांट के पास तेज़ जवाब नहीं होता, उसके पास एक ही कठोर विकल्प बचता है: सब कुछ वापस मँगवाना, क्योंकि वह यह पहचान ही नहीं सकता कि वास्तव में क्या वापस मँगवाना है।

बैच नंबर: मात्रा से पहले पहचान

बैच या लॉट नंबर एक पहचानकर्ता है जो एक ही परिस्थितियों में उत्पादित या प्राप्त इकाइयों को एक साथ जोड़ता है: वही कच्चा माल, वही लाइन, वही समय अवधि, वही प्रोसेस सेटिंग्स। एक बैच के भीतर की इकाइयों का हश्र साझा होता है: अगर किसी स्रोत या किसी सेटिंग में दोष है, तो वह लगभग हमेशा उन सभी को प्रभावित करता है, और उससे पहले या बाद वाले बैच को नहीं।

पूरे विचार का आर्थिक मूल्य यहीं है। बैच आपकी अलगाव की इकाई है। आपके बैच जितनी सटीकता से परिभाषित होंगे, उतनी ही कम मात्रा आपको वापस मँगवानी या क्वारंटीन करनी पड़ेगी। जो प्लांट बैच नंबर केवल कागज़ पर दर्ज करते हैं, या उसे स्टॉक मूवमेंट से कटे हुए किसी फ़्री-टेक्स्ट फ़ील्ड में भरते हैं, उनके पास नंबर तो होता है, पर ट्रेसबिलिटी नहीं।

यही तर्क खाद्य और फ़ार्मा से कहीं आगे तक लागू होता है। रसायन, पेंट, निर्माण सामग्री या औद्योगिक पुर्ज़ों के प्लांट को भी ठीक इसी कारण से बैच चाहिए: किसी एक कच्चे माल या किसी एक प्रोसेस सेटअप के असर को उत्पादों के एक निश्चित समूह तक सीमित करना।

पिछली दिशा और अगली दिशा की ट्रेसबिलिटी

पूर्ण ट्रेसबिलिटी एक नहीं, दो दिशाओं में चलती है, और हर दिशा का अलग उपयोग है।

• पिछली दिशा की ट्रेसबिलिटी: आप अपने हाथ में मौजूद किसी तैयार उत्पाद से शुरू करते हैं और पीछे की ओर उस प्रोडक्शन ऑर्डर तक जाते हैं जिसने उसे बनाया, फिर उसमें खपत हुए कच्चे माल के लॉट तक, और फिर परचेज़ ऑर्डर, सप्लायरों और प्राप्ति तिथियों तक। इसका उपयोग तब करते हैं जब बाज़ार में कोई शिकायत आती है और आप कारण जानना चाहते हैं: क्या यह किसी खास सप्लायर का कच्चा माल था, या किसी खास दिन का लाइन सेटअप?
• अगली दिशा की ट्रेसबिलिटी: आप कच्चे माल के किसी लॉट या किसी प्रोडक्शन बैच से शुरू करते हैं और आगे की ओर हर उस प्रोडक्शन ऑर्डर तक जाते हैं जिसने उसे खपाया, फिर हर उस सेल्स ऑर्डर और इश्यू नोट तक जिसके साथ वह बाहर गया, और फिर उन ग्राहकों और स्थानों तक जिन्हें वह मिला। इसका उपयोग तब करते हैं जब कोई सप्लायर आपको किसी समस्या की सूचना देता है, या आपको कोई आंतरिक दोष मिलता है, और आपको ठीक-ठीक जानना होता है कि इस समय वह किसके पास है।

दोनों दिशाएँ उस एक चीज़ पर निर्भर हैं जिसे हमने भाग दो और तीन में बनाया: हर प्राप्ति, इश्यू और ट्रांसफ़र जिस समय होता है उसी समय दर्ज हो, और प्रोडक्शन ऑर्डर वही दर्ज करे जो वास्तव में खपत हुआ, न कि जो योजना में था। इन दोनों के बिना बैच नंबर स्क्रीन पर बस एक अतिरिक्त फ़ील्ड है।

एक्सपायरी तिथियाँ और इश्यू को नियंत्रित करने वाले नियम

सीमित जीवन वाली वस्तुओं के लिए बैच केवल एक नंबर नहीं, बल्कि एक तिथि भी रखता है, और इससे स्टॉक इश्यू करने का तरीका बदल जाता है। अंदाज़े से इश्यू करना, या जो दरवाज़े के सबसे पास रखा हो उसे देना, एक जाना-पहचाना नतीजा देता है: पुराना स्टॉक पीछे दबा रहता है जब तक उसकी अवधि खत्म न हो जाए, जबकि नया स्टॉक पहले निकल जाता है।

• पहले एक्सपायर, पहले बाहर: जो बैच अपनी एक्सपायरी तिथि के सबसे करीब है, वह पहले इश्यू होता है; अधिकांश तिथि वाली वस्तुओं के लिए यही सही नियम है।
• पहले आया, पहले गया: सबसे पुरानी प्राप्ति पहले इश्यू होती है, जो उन वस्तुओं के लिए उपयुक्त है जिनकी कोई एक्सपायरी तिथि नहीं होती, फिर भी लंबे भंडारण में वे खराब या अप्रचलित हो जाती हैं।
• क्वारंटीन और रिलीज़: प्राप्त बैच अपने-आप इश्यू के लिए उपलब्ध नहीं होता, बल्कि निरीक्षण के बाद रिलीज़ होने तक रोक पर रहता है, जिससे गैर-अनुरूप सामग्री उत्पादन में प्रवेश ही नहीं कर पाती।
• संदेह पर रोक: किसी विशेष बैच को सभी स्थानों पर तुरंत फ़्रीज़ करने की क्षमता, ताकि जाँच पूरी होने तक उसे न इश्यू किया जा सके और न बेचा जा सके।

दीवार पर चिपकाए गए निर्देशों के रूप में ये नियम बेकार हैं। ये तब काम करते हैं जब सिस्टम स्कैनिंग के समय इन्हें लागू करता है: जब कोई स्टोरकीपर पुराना बैच उपलब्ध होते हुए नया बैच इश्यू करने की कोशिश करता है, तो सिस्टम उसी समय रोकता है या चेतावनी देता है।

रिकॉल को दिनों के बजाय घंटों में पूरा करने वाली चीज़ें

जब घटना सचमुच होती है, तो समय ही सब कुछ होता है, और घंटों लेने वाले प्लांट तथा दिनों लेने वाले प्लांट के बीच का अंतर कर्मचारियों की संख्या नहीं है। यह घटना से पहले तैयार की गई चार चीज़ें हैं:

• बैच मूवमेंट में रहता है, किसी शीट पर नहीं: नंबर प्राप्ति, इश्यू, ट्रांसफ़र और बिक्री पर दर्ज होता है, इसलिए प्रभावित सूची बनाना मैन्युअल खोज के बजाय एक क्वेरी बन जाता है।
• ग्राहक से जुड़ाव मौजूद है: इश्यू नोट और सेल्स ऑर्डर पर बैच नंबर होता है, इसलिए आप जानते हैं कि किसे क्या मिला, कितना, कब और किस दस्तावेज़ के तहत।
• ज़िम्मेदारी स्पष्ट है: एक नामित व्यक्ति के पास निर्णय होता है, और एस्केलेशन का रास्ता संकट के दौरान गढ़ने के बजाय पहले से तय होता है।
• परिदृश्य का अभ्यास हो चुका है: आप पहले एक मॉक रिकॉल चला चुके हैं, इसलिए जानते हैं कि व्यवहार में यह कहाँ टूटता है।

विशेष रूप से खाद्य और फ़ार्मास्युटिकल उत्पादों के लिए, सऊदी खाद्य एवं औषधि प्राधिकरण ट्रेसबिलिटी और बाज़ार से वापसी की आवश्यकताओं को नियंत्रित करता है, और उसके आधिकारिक प्लेटफ़ॉर्म और मार्गदर्शन ही वह जगह हैं जहाँ आप जाँचते हैं कि आपके विशेष उत्पाद और गतिविधि पर क्या लागू होता है, क्योंकि आवश्यकताएँ श्रेणी के अनुसार अलग होती हैं और किसी सामान्य नियम से तय नहीं की जा सकतीं।

इस हफ़्ते चलाने के लिए एक मॉक रिकॉल

इस अभ्यास पर आपका कुछ खर्च नहीं होता और यह आपकी तैयारी का असली स्तर उजागर कर देता है:

• पिछले दो महीनों में आपके प्लांट से निकला एक प्रोडक्शन बैच चुनें, यादृच्छिक रूप से, सबसे आसान वाला नहीं।
• टाइमर चालू करें और अपनी टीम से उस बैच की इकाइयाँ प्राप्त करने वाले हर ग्राहक और स्थान की पहचान करने को कहें, मात्रा और डिस्पैच तिथियों के साथ।
• फिर दिशा उलटें: उसी बैच से शुरू करके उसमें लगे कच्चे माल के हर लॉट, उसके सप्लायर और उसकी प्राप्ति तिथि की पहचान करें।
• दर्ज करें कि हर दिशा में कितना समय लगा, और टीम कहाँ अटकी और क्यों: कोई गायब दस्तावेज़, पिछली तारीख में दर्ज कोई मूवमेंट, बिना बैच नंबर के इश्यू हुई कोई वस्तु।

अंत में आपके पास जो आता है, वह आपका असली रिस्पॉन्स टाइम है। और अगर किसी भी दिशा में जवाब कोई संख्या नहीं, बल्कि ऐसा वाक्य है जैसे हमें रिकॉर्ड खंगालने होंगे, तो अब आप जानते हैं कि किसी वास्तविक घटना के मजबूर करने से पहले क्या ठीक करना है।

Origami का दृष्टिकोण

पूरे उद्योग और वेयरहाउस क्षेत्र में हम पाते हैं कि अधिकांश प्लांट बैच नंबर दर्ज तो करते हैं, लेकिन उसे स्टॉक मूवमेंट से कटी किसी जगह दर्ज करते हैं: एक अलग प्रोडक्शन फ़ाइल, या माल प्राप्ति स्क्रीन पर एक फ़्री-टेक्स्ट फ़ील्ड जिसे इश्यू कभी संदर्भित नहीं करता। नंबर मौजूद है, पर ज़रूरत के समय किसी के काम नहीं आता, क्योंकि प्रभावित ग्राहकों की सूची बनाना अब भी दिनों में मापा जाने वाला मैन्युअल काम है।

हम जो क्रम सुझाते हैं: बैच नंबर को हर वस्तु के लिए नहीं, बल्कि उन वस्तुओं के लिए जिनके लिए यह उचित है, प्राप्ति और इश्यू पर अनिवार्य करें; उसे प्रोडक्शन ऑर्डर के ज़रिए सेल्स ऑर्डर तक जोड़ें ताकि दोनों दिशाएँ पूरी हों; फिर वास्तव में ज़रूरत पड़ने से पहले एक मॉक रिकॉल से उसकी जाँच करें। जिस ट्रेसबिलिटी को एक बार भी आज़माया नहीं गया, वह एक दावा है, क्षमता नहीं।

अगले भाग में

हम प्लांट के अंदर से निकलकर बाहरी दुनिया के साथ उसके संपर्क बिंदु पर आते हैं: इनवॉइस। जो प्लांट ई-इनवॉइस को स्टॉक मूवमेंट के परिणाम के बजाय अंत में छपने वाला दस्तावेज़ मानते हैं, वे बार-बार परेशानी में क्यों पड़ते हैं? भाग छह सेल्स ऑर्डर को वेयरहाउस इश्यू और इनवॉइस से जोड़ने, क्रेडिट नोट और रिटर्न, और इंटीग्रेशन चरण की आवश्यकताओं को कवर करता है।

स्रोत

• सऊदी खाद्य एवं औषधि प्राधिकरण: खाद्य और फ़ार्मास्युटिकल उत्पादों के लिए ट्रेसबिलिटी और बाज़ार से वापसी की आवश्यकताएँ।
• सऊदी मानक, मापविज्ञान और गुणवत्ता संगठन: मानक और उत्पाद लेबलिंग आवश्यकताएँ।
• उद्योग और खनिज संसाधन मंत्रालय: औद्योगिक इकाइयों की दक्षता और उत्पादन गुणवत्ता बढ़ाने के कार्यक्रम।