एचआर का डिजिटलीकरण: आपकी एचआर टीम का समय कहाँ जाता है?

ज़्यादातर व्यवसायों में एचआर का समय कठिन काम में नहीं जाता। वह एक ही डेटा को दोबारा टाइप करने में जाता है: किसी कर्मचारी का नाम, वेतन और अनुबंध की तारीख़ भर्ती फ़ाइल में लिखी जाती है, फिर उपस्थिति शीट में, फिर छुट्टी के रिकॉर्ड में, फिर हर महीने पेरोल फ़ाइल में, और आख़िरी बार सेवा समाप्ति पर। एचआर का डिजिटलीकरण श्रृंखला का यह पहला भाग एचआर के काम के पूरे एक महीने से गुज़रता है, दिखाता है कि वही डेटा कहाँ दो बार दर्ज होता है और फ़ैसले कहाँ एक ही व्यक्ति का इंतज़ार करते हैं, और किसी भी ख़रीद के फ़ैसले से पहले आपको एक हफ़्ते में अपने व्यवसाय को मापने का अभ्यास देता है।

हम सिस्टम या क़ीमतों से शुरू नहीं करते। हम नक्शे से शुरू करते हैं, क्योंकि जो व्यवसाय नहीं जानता कि उसका समय कहाँ जाता है, वह ऐसा टूल ख़रीद लेगा जो किसी और की समस्या हल करता है।

एचआर के काम का एक महीना

कुछ दर्जन कर्मचारियों वाले किसी व्यवसाय का कोई भी सामान्य महीना लीजिए, और देखिए कि एचआर टीम से, या यह काम संभालने वाले प्रशासनिक प्रबंधक से क्या-क्या गुज़रता है:

• एक नया कर्मचारी जुड़ता है। पहचान पत्र की कॉपी, योग्यताएँ और बैंक विवरण WhatsApp पर आते हैं, अनुबंध एक Word फ़ाइल में टाइप होता है, फिर वही डेटा कर्मचारी सूची में और एक बार फिर पेरोल शीट में कॉपी किया जाता है।
• रोज़ की उपस्थिति। एक काग़ज़ी शीट, या फ़ाइल निकालने वाली फ़िंगरप्रिंट मशीन, फिर कोई देर से आने और ग़ैरहाज़िरी को हाथ से जाँचता है और एक अलग शीट में लिखता है।
• छुट्टी के अनुरोध। सीधे मैनेजर को एक संदेश, मौखिक या इमोजी से मंज़ूरी, फिर किसी को याद रहे तो वह उसे बैलेंस से घटाता है।
• पेरोल। महीने के अंत में पेरोल फ़ाइल फिर से बनाई जाती है: ग़ैरहाज़िरी शीट से, अग्रिम भुगतान अकाउंटेंट की नोटबुक से, भत्ते अनुबंधों से, फिर ट्रांसफ़र से पहले लाइन-दर-लाइन जाँच।
• एक कर्मचारी जाता है। बकाया रक़म बिखरी फ़ाइलों से निकाली जाती है, कंपनी का सामान सुपरवाइज़रों की याददाश्त के भरोसे वापस लिया जाता है, और असली ज्वाइनिंग तारीख़ पुराने काग़ज़ों में ढूँढी जाती है।

हर कदम अपने आप में समझ में आता है। समस्या यह है कि वही डेटा चार या पाँच जगहों पर रहता है, और हर कॉपी बिना किसी के ध्यान दिए बाक़ी कॉपियों से अलग हो सकती है।

समय ठीक-ठीक कहाँ जाता है

जब आप पिछले महीने को काग़ज़ पर उतारते हैं, तो बर्बादी तीन बार-बार आने वाली जगहों पर दिखती है:

• दोहरी प्रविष्टि। वही वेतन अनुबंध, कर्मचारी सूची और पेरोल फ़ाइल में लिखा होता है। एक जगह बदला और दूसरी जगह भूल गए, तो ग़लती वही कर्मचारी पकड़ता है जब वह अपना वेतन देखता है।
• हाथ से मिलान। हर पेरोल से पहले कोई घंटों उपस्थिति को छुट्टियों और अग्रिम भुगतानों से मिलाता है, क्योंकि इनमें से कोई भी एक-दूसरे से जुड़ा नहीं है।
• एक व्यक्ति का इंतज़ार करते फ़ैसले। छुट्टी की मंज़ूरी, वेतन में बदलाव या उपस्थिति में छूट एक ही मैनेजर का इंतज़ार करती है। अगर वे यात्रा पर हों या व्यस्त हों, तो पूरा रास्ता रुक जाता है, और कर्मचारी को पता नहीं होता कि उसका अनुरोध कहाँ है।

अगर यह तस्वीर जानी-पहचानी लगती है, तो ये वही संकेत हैं जो हमने When the Spreadsheet Stops Being the Answer में बताए थे, लेकिन एचआर में इनका वज़न ज़्यादा है, क्योंकि हर ग़लती सीधे किसी इंसान के वेतन पर पड़ती है।

यहाँ सटीकता वैकल्पिक क्यों नहीं है

कर्मचारी डेटा सिर्फ़ अंदरूनी आँकड़े नहीं है; उसके साथ श्रम कानून द्वारा तय दायित्व जुड़े हैं। मानव संसाधन और सामाजिक विकास मंत्रालय का श्रम संबंध पेज साफ़ उदाहरण देता है:

• अनुच्छेद 51: रोज़गार अनुबंध दो प्रतियों में लिखा जाता है, हर पक्ष के पास एक, और लागू नियमों के अनुसार दर्ज किया जाता है।
• अनुच्छेद 52: अनुबंध में लाभ और भत्तों सहित तय वेतन, काम का प्रकार और स्थान, काम शुरू करने की तारीख़, और निश्चित अवधि का अनुबंध हो तो उसकी अवधि शामिल होती है।
• अनुच्छेद 53: परिवीक्षा अवधि अनुबंध में साफ़ लिखी होनी चाहिए, और उसका कुल समय 180 दिनों से ज़्यादा नहीं हो सकता।
• अनुच्छेद 55: निश्चित अवधि का अनुबंध अगर लगातार 3 बार नवीनीकृत हो, या नवीनीकरण के साथ उसकी अवधि 4 साल तक पहुँच जाए, जो भी कम हो, और दोनों पक्ष उसे निभाते रहें, तो वह अनिश्चित अवधि का अनुबंध बन जाता है।
• अनुच्छेद 88: सेवा समाप्त होने पर वेतन और सभी देय राशि एक हफ़्ते के भीतर चुकाई जाती है, या दो हफ़्ते के भीतर अगर कर्मचारी ने ख़ुद अनुबंध ख़त्म किया हो।

ध्यान दीजिए कि इनमें से हर अनुच्छेद किसी ऐसी तारीख़ या संख्या पर निर्भर है जो आपकी फ़ाइल में सही होनी चाहिए: शुरुआत की तारीख़, नवीनीकरण की संख्या, आख़िरी वेतन। सेवा समाप्ति लाभ, जैसा कि मंत्रालय का पेज बताता है, आख़िरी वेतन और सेवा की अवधि पर गिना जाता है। अगर यह डेटा कई फ़ाइलों में बिखरा है, तो अनुच्छेद 88 की छोटी समय-सीमा एक दौड़ बन जाती है। क़ानूनी हक़ हमेशा मंत्रालय या किसी श्रम वकील से पक्का करें; यह श्रृंखला तरीक़ा समझाती है, अलग-अलग मामलों पर फ़ैसला नहीं देती।

Origami का नज़रिया

हम एक टेक्नोलॉजी कंपनी हैं जो कस्टम सिस्टम और इंटीग्रेशन बनाती है, और हम कोई भी एचआर प्रोजेक्ट एक भी स्क्रीन दिखाने से पहले मौजूदा महीने का नक्शा बनाकर शुरू करते हैं। जिस प्रक्रिया को कोई नहीं समझता, उसे डिजिटल करने से एक तेज़ सिस्टम बनता है जो वही ग़लतियाँ दोहराता है, और टीम उस पर भरोसा न करके फिर स्प्रेडशीट पर लौट आती है।

हम जो क्रम सुझाते हैं: एक कर्मचारी रिकॉर्ड जिससे सब कुछ पढ़ता है, फिर भरोसेमंद उपस्थिति, फिर अनुमोदन के रास्ते, फिर ऐसा पेरोल जो दोबारा टाइप करने के बजाय इसी डेटा से बनता है। यही क्रम यह श्रृंखला अपनाती है, और यही क्रम हम तब अपनाते हैं जब हमारी सेवाएँ व्यवसाय के काम करने के तरीक़े के हिसाब से ढालते हैं, न कि उल्टा।

अभ्यास: एक हफ़्ते में अपने महीने का नक्शा बनाइए

किसी भी सिस्टम की तुलना करने से पहले, बिना किसी नए टूल के यह अभ्यास ख़ुद कीजिए:

• पिछले महीने का हर एचआर काम लिखिए, नए कर्मचारी के पहले दिन से लेकर आख़िरी वेतन ट्रांसफ़र तक।
• हर काम के आगे लिखिए कि उसे किसने किया और उसका डेटा किस फ़ाइल या ऐप में रहता है: शीट, काग़ज़, WhatsApp, ईमेल, सरकारी प्लेटफ़ॉर्म।
• हर उस जानकारी पर निशान लगाइए जो एक से ज़्यादा बार टाइप हुई, जैसे वेतन, ज्वाइनिंग की तारीख़ या छुट्टी का बैलेंस।
• हर उस कदम पर दूसरा निशान लगाइए जो एक व्यक्ति के इंतज़ार में रुका।
• 5 कर्मचारी चुनिए और उनका डेटा मिलाइए अनुबंध, कर्मचारी सूची और पिछले पेरोल में। हर अंतर एक असली प्राथमिकता है।

यह शीट किसी भी कोटेशन से ज़्यादा क़ीमती है, और यह तब काम आएगी जब आप एचआर और पेरोल सिस्टम चुनने पर हमारी गाइड पढ़ेंगे, क्योंकि यह बताती है कि आपको असल में क्या चाहिए।

आने वाले भागों में

नक्शा बन गया है; अगला भाग इसकी नींव से शुरू होता है: हर कर्मचारी के लिए सच्चाई के एक ही स्रोत के रूप में कर्मचारी फ़ाइल और अनुबंध, और यह कि वेतन का डेटा कौन देख सकता है। फिर हम उपस्थिति पर, फिर छुट्टी और अनुरोधों के रास्ते पर, फिर मासिक पेरोल पर, फिर सेवा समाप्ति लाभ और अंतिम निपटान पर जाएँगे, और श्रृंखला को 90 दिनों की एक योजना से समाप्त करेंगे जो यह सब सही क्रम में रखती है।

स्रोत

• मानव संसाधन और सामाजिक विकास मंत्रालय: श्रम संबंध — श्रम कानून के अनुच्छेद 51, 52, 53, 55 और 88 का संशोधित पाठ।
• मानव संसाधन और सामाजिक विकास मंत्रालय: सेवा समाप्ति लाभ नियमावली — लाभ आख़िरी वेतन और सेवा की अवधि पर आधारित है।
• सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA): व्यक्तिगत डेटा संरक्षण कानून (PDPL) — वह ढाँचा जो तय करता है कि कर्मचारी डेटा कैसे रखा और साझा किया जाए।