कर्मचारी फ़ाइल और अनुबंध: हर कर्मचारी का एक ही सही स्रोत

कर्मचारी फ़ाइल वह रिकॉर्ड है जिससे हर एचआर प्रक्रिया को पढ़ना चाहिए: उपस्थिति, छुट्टी, पेरोल और सेवा समाप्ति। जब अनुबंध में लिखा वेतन कर्मचारी सूची के वेतन से अलग हो, या किसी फ़ाइल में कार्यभार ग्रहण की तिथि पेरोल से मेल न खाए, तो आगे की हर प्रक्रिया एक गलत संख्या पर टिकी होती है। पहले भाग में हमने देखा कि एचआर का समय कहाँ जाता है; यह दूसरा भाग नींव रखता है: कर्मचारी फ़ाइल में क्या होता है, श्रम कानून अनुबंध में क्या माँगता है, वेतन कौन देख सकता है, और एक अभ्यास जिससे आप एक दिन में 5 कर्मचारी फ़ाइलें जाँच सकें।

कर्मचारी मास्टर रिकॉर्ड क्या है

कर्मचारी मास्टर रिकॉर्ड (मास्टर डेटा) हर कर्मचारी का एक ही रिकॉर्ड है, जिसमें हर जानकारी केवल एक बार लिखी जाती है, और बाकी हर प्रक्रिया अपनी अलग प्रति रखने के बजाय इसी से पढ़ती है। कम से कम इसमें ये होते हैं:

• पहचान: नाम, राष्ट्रीयता, राष्ट्रीय पहचान या इक़ामा नंबर और उसकी समाप्ति तिथि, पता और संपर्क विवरण।
• पद: पदनाम, विभाग, सीधे प्रबंधक, कार्यस्थल और कार्यभार ग्रहण की वास्तविक तिथि।
• वेतन: मूल वेतन, नाम और राशि सहित हर भत्ता, और वह बैंक खाता जिसमें वेतन जाता है।
• अनुबंध: निश्चित या अनिश्चित अवधि, शुरुआत और समाप्ति की तिथियाँ, परिवीक्षा अवधि यदि हो, और तिथि सहित हर नवीनीकरण।
• दस्तावेज़: अनुबंध की प्रति, पहचान पत्र, शैक्षिक योग्यता और स्वास्थ्य बीमा, हर एक की समाप्ति तिथि पर नज़र रखी जाती है।

नियम सरल है: पेरोल को वेतन चाहिए तो वह रिकॉर्ड से पढ़े। सेवा समाप्ति लाभ को कार्यभार ग्रहण की तिथि चाहिए तो वह रिकॉर्ड से पढ़े। न कोई कॉपी करता है, न कोई दोबारा टाइप करता है।

श्रम कानून अनुबंध में क्या माँगता है

मानव संसाधन और सामाजिक विकास मंत्रालय का श्रम संबंध पेज संशोधित मौजूदा पाठ प्रकाशित करता है और उन फ़ील्ड को तय करता है जो आपकी फ़ाइल में कभी नहीं छूटने चाहिए:

• अनुच्छेद 51: अनुबंध दो प्रतियों में लिखा जाता है, हर पक्ष के लिए एक, और संबंधित नियमों के अनुसार दर्ज किया जाता है। लिखित न होने पर भी अनुबंध मान्य है; तब केवल कर्मचारी उसे किसी भी तरीके से साबित कर सकता है, और कोई भी पक्ष कभी भी लिखित अनुबंध माँग सकता है।
• अनुच्छेद 52: मंत्रालय हर प्रकार के अनुबंध के लिए एक मानक प्रारूप तय करता है, जिसमें मुख्य रूप से ये शामिल होते हैं: नियोक्ता का नाम और कारोबार का स्थान, कर्मचारी का नाम, राष्ट्रीयता, पहचान सत्यापन की जानकारी और पता, लाभ और भत्तों सहित तय वेतन, काम का प्रकार और स्थान, कार्य शुरू करने की तिथि, और निश्चित अवधि होने पर अनुबंध की अवधि।
• अनुच्छेद 53: परिवीक्षा अवधि अनुबंध में स्पष्ट रूप से तय अवधि के साथ लिखी जाती है और कुल मिलाकर 180 दिनों से अधिक नहीं हो सकती।
• अनुच्छेद 54: किसी कर्मचारी को उसी नियोक्ता के यहाँ एक से अधिक बार परिवीक्षा पर नहीं रखा जा सकता, सिवाय इसके कि किसी अलग पेशे या काम के लिए लिखित सहमति हो, या उसी नियोक्ता के साथ पिछले संबंध की समाप्ति को 6 महीने बीत चुके हों।

ध्यान दें कि अनुच्छेद 52 लगभग एक तैयार फ़ील्ड सूची है। अगर मास्टर रिकॉर्ड में यही फ़ील्ड हों, तो अनुबंध जारी करना और जाँचना दोबारा टाइप करना नहीं, बल्कि पढ़ना बन जाता है। अपने मामले में अधिकारों की पुष्टि हमेशा मंत्रालय या श्रम कानून के वकील से करें; यह सीरीज़ तरीका समझाती है, कानूनी सलाह नहीं देती।

निश्चित अवधि के अनुबंध: वे तिथियाँ जिन्हें भूलना महँगा है

स्प्रेडशीट में सबसे ख़तरनाक चीज़ जो खो सकती है, वह है नवीनीकरण की तिथि। अनुच्छेद 55 के अनुसार, निश्चित अवधि का अनुबंध अवधि पूरी होने पर समाप्त होता है; अगर दोनों पक्ष उसे जारी रखें, तो वह अनिश्चित अवधि के लिए नवीनीकृत माना जाता है, गैर-सऊदी लोगों से जुड़े अनुच्छेद 37 के अधीन। अगर अनुबंध लगातार 3 बार नवीनीकृत हो, या मूल अवधि और नवीनीकरण मिलाकर 4 वर्ष हो जाएँ, जो भी पहले हो, और दोनों पक्ष जारी रखें, तो वह अनिश्चित अवधि का अनुबंध बन जाता है। अनुच्छेद 56 जोड़ता है कि सेवा अवधि से जुड़े अधिकारों के लिए नवीनीकरण की अवधि मूल अवधि का विस्तार मानी जाती है।

व्यवहार में, कर्मचारी फ़ाइल को हर नवीनीकरण अलग, तिथि सहित पंक्ति के रूप में रखना चाहिए, पुरानी समाप्ति तिथि को नई तिथि से मिटाना नहीं चाहिए। अच्छा सिस्टम नवीनीकरण गिनता है, कुल अवधि अपने आप जोड़ता है और अनुबंध ख़त्म होने से काफ़ी पहले सूचना देता है, ताकि फ़ैसला प्रबंधक करे, कैलेंडर नहीं।

सरकारी प्लेटफ़ॉर्म पर अनुबंध दर्ज करना इसका पूरक है, विकल्प नहीं: अनुबंध Qiwa पर दर्ज होते हैं और वेतन वेतन संरक्षण प्रणाली (WPS) से होकर जाता है। हम यहाँ इंटीग्रेशन दोबारा नहीं समझाएँगे; इसका विवरण अपने सिस्टम को सऊदी सरकारी प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ना लेख में है। इस भाग में ज़रूरी बात यह है कि प्लेटफ़ॉर्म पर जो दर्ज है वह आपकी आंतरिक फ़ाइल से मेल खाए, वरना आपके पास सच के दो स्रोत होंगे।

वेतन कौन देख सकता है

कर्मचारी डेटा व्यक्तिगत डेटा है, और वेतन, बैंक खाता और पहचान नंबर सबसे संवेदनशील में से हैं। इस डेटा को साझा फ़ोल्डर से सिस्टम में ले जाना अव्यवस्था की नकल करने के बजाय अनुमतियाँ सही तय करने का मौक़ा है:

• कर्मचारी केवल अपनी फ़ाइल देखता है।
• सीधे प्रबंधक अपनी टीम का पद संबंधी डेटा देखते हैं, और वेतन तभी देखते हैं जब कंपनी स्पष्ट रूप से ऐसा तय करे।
• एचआर और पेरोल वेतन और बैंक खाते देखते हैं, और हर बदलाव इस जानकारी के साथ दर्ज होता है कि किसने और कब किया।
• वरिष्ठ प्रबंधन हर फ़ाइल खोले बिना संकलित रिपोर्ट देखता है।

यह सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA) द्वारा जारी व्यक्तिगत डेटा संरक्षण कानून (PDPL) के अनुरूप है, जिसकी व्यावहारिक ज़िम्मेदारियाँ हमने व्यवसायों के लिए PDPL गाइड में समझाई हैं। फ़ाइल में दर्ज पता भी छोटी बात नहीं है: अनुच्छेद 72 कहता है कि अगर कर्मचारी दंड की सूचना लेने से इनकार करे या अनुपस्थित हो, तो सूचना पंजीकृत डाक से उसकी फ़ाइल में दर्ज पते पर भेजी जाती है, और अनुच्छेद 73 जुर्मानों को एक विशेष रजिस्टर में कर्मचारी के नाम, वेतन, राशि, कारण और तिथि के साथ दर्ज करना अनिवार्य करता है।

Origami का नज़रिया

हम एक टेक्नोलॉजी कंपनी हैं जो कस्टम सिस्टम और इंटीग्रेशन बनाती है, और किसी भी एचआर प्रोजेक्ट में सबसे पहले हम कर्मचारी मास्टर रिकॉर्ड और उसका बदलाव इतिहास बनाते हैं, उपस्थिति या पेरोल की स्क्रीन से भी पहले। इसके बाद आने वाली हर चीज़ इसी से पढ़ती है, इसलिए इसमें कोई भी कमी हर प्रक्रिया में कई गुना हो जाती है।

हम स्प्रेडशीट को जस का तस कॉपी करने के बजाय मौजूदा डेटा को साफ़ करके और दर्ज अनुबंधों से मिलाकर स्थानांतरित करना पसंद करते हैं। इस तरह टीम पहले दिन से ऐसे रिकॉर्ड से शुरुआत करती है जिस पर उसे भरोसा हो, और इसी तरह हम व्यवसाय के असली काम करने के तरीके के इर्द-गिर्द हमारी सेवाएँ डिज़ाइन करते हैं।

अभ्यास: आज 5 कर्मचारी फ़ाइलें जाँचें

• अलग-अलग विभागों से 5 कर्मचारी चुनें, जिनमें एक ऐसा हो जिसका निश्चित अवधि का अनुबंध कम से कम एक बार नवीनीकृत हुआ हो।
• हर एक के लिए 3 प्रतियाँ जुटाएँ: हस्ताक्षरित अनुबंध, कर्मचारी सूची में उसकी पंक्ति, और पिछले पेरोल में उसकी पंक्ति।
• 4 फ़ील्ड की तुलना करें: मूल वेतन, भत्ते, कार्यभार ग्रहण की तिथि और अनुबंध समाप्ति की तिथि।
• हर निश्चित अवधि के अनुबंध के नवीनीकरण गिनें और अवधि जोड़ें, फिर पूछें: क्या हमें पता है कि यह अनिश्चित अवधि का बन चुका है या नहीं?
• पूछें कि आज पेरोल फ़ाइल कौन खोल सकता है, और नाम लिख लें।

आपको मिली हर विसंगति आपकी डिजिटलीकरण योजना का पहला बिंदु है, और वेतन देखने वालों की सूची में हर अनपेक्षित नाम दूसरा।

निष्कर्ष और अगला भाग

कर्मचारी फ़ाइल कोई संग्रह नहीं, बल्कि वह स्रोत है जिससे हर प्रक्रिया पढ़ती है। जब वेतन, कार्यभार ग्रहण की तिथि और हर नवीनीकरण एक ही जगह एक बार लिखा जाए, और साफ़ हो कि कौन क्या देखता है, तो आगे सब आसान हो जाता है। अगले भाग में हम उपस्थिति और शिफ़्ट पर जाएँगे: कागज़ी हाज़िरी शीट कैसे ऐसा रिकॉर्ड बनती है जिस पर कर्मचारी, प्रबंधक और पेरोल सभी भरोसा करें।

स्रोत

• मानव संसाधन और सामाजिक विकास मंत्रालय: श्रम संबंध — श्रम कानून के अनुच्छेद 51, 52, 53, 54, 55, 56, 72 और 73 का संशोधित पाठ।
• सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA): व्यक्तिगत डेटा संरक्षण कानून (PDPL) — वह ढाँचा जो कर्मचारी डेटा के भंडारण और उस तक पहुँच को नियंत्रित करता है।