ERP प्रोजेक्ट क्यों विफल होते हैं और अपने प्रोजेक्ट को सफल कैसे बनाएं

पाँचवें भाग में हमने ERP की वास्तविक लागत को खोला था और एक असहज अवलोकन पर बात खत्म की थी: कई प्रोजेक्ट्स के पास पर्याप्त बजट होता है, फिर भी वे विफल हो जाते हैं। कारण शायद ही कभी तकनीकी होता है। आज के ERP सिस्टम परिपक्व हैं, लेकिन प्रोजेक्ट तब विफल होता है जब केवल टेक्नोलॉजी को ही पूरा सवाल मान लिया जाता है। मूल रूप से विफलता संगठनात्मक और मानवीय होती है: अपरिभाषित प्रक्रिया, अनुपस्थित ओनर, गंदा डेटा, जल्दबाज़ी में लॉन्च, और बदलाव के लिए तैयार न टीम। इस छठे और अंतिम भाग में हम विफलता के असली कारणों को एक-एक करके खोलते हैं, और हर एक का सामना उस चीज़ से करते हैं जो आपके प्रोजेक्ट को सफल बनाती है।

सिस्टम से पहले प्रक्रिया: वह विफलता जो इंस्टॉलेशन से पहले शुरू होती है

सिस्टम आपके लिए काम करने का कोई तरीका ईजाद नहीं करता; वह उसी तरीके को तेज़ करता है जो आपके पास पहले से है। जब आपकी प्रक्रियाएं अपरिभाषित होती हैं या एक विभाग और दूसरे विभाग के बीच टकराती हैं, तो आप अव्यवस्था को व्यवस्थित करने के बजाय उसे ऑटोमेट कर देते हैं, और आपको बस तेज़ अव्यवस्था मिलती है। सबसे ज़्यादा ठोकर वे प्रोजेक्ट खाते हैं जिन्होंने मान लिया था कि सिस्टम उनकी ओर से घर को व्यवस्थित कर देगा।

सफलता किसी भी सिस्टम को चुनने से पहले शुरू होती है: अपनी प्रक्रियाओं को परिभाषित और दस्तावेज़ित करें, और सिस्टम से किसी प्रक्रिया को चलाने के लिए कहने से पहले हर प्रक्रिया के लिए एक ही तरीके पर सहमति बनाएं। प्रक्रिया को परिभाषित करने में लगाया गया समय बाद में इम्प्लीमेंटेशन और कस्टमाइज़ेशन में उससे कई गुना ज़्यादा समय बचाता है।

आंतरिक ओनर: बिना ओनर का प्रोजेक्ट भटक जाता है

ERP हर विभाग को छूता है, इसलिए उसे कंपनी के भीतर एक ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत होती है जो सच में प्रोजेक्ट का ओनर हो: निर्णय ले, विभागों के बीच विवाद सुलझाए, और वेंडर के साथ फॉलो-अप करे। वेंडर एक इम्प्लीमेंटेशन पार्टनर है; वह आपके प्रोजेक्ट का मालिक नहीं है और आपकी प्राथमिकताओं को उस तरह नहीं जानता जैसे आप जानते हैं। जो प्रोजेक्ट बिना किसी स्पष्ट आंतरिक ओनर के छोड़ दिया जाता है, वह बिना निर्णयों वाली मीटिंग्स की एक श्रृंखला बन जाता है: वह खिंचता है और मुरझा जाता है।

सफलता: वास्तविक अधिकार और समर्पित समय वाले एक आंतरिक ओनर को नियुक्त करें, न कि ऐसे कर्मचारी को जिसके रोज़मर्रा के कामों के हाशिये पर प्रोजेक्ट जोड़ दिया गया हो। यह ओनर वेंडर के सामने कंपनी की एकमात्र आवाज़ है, और इस बात की गारंटी है कि निर्णय तय होंगे, टाले नहीं जाएंगे।

साफ़ डेटा और चरणबद्ध रोलआउट

दो तकनीकी कारण सही बजट वाले प्रोजेक्ट्स को डुबो देते हैं:

• गंदे डेटा का माइग्रेशन: जब आप अपनी गलतियों के साथ जमा हुए बैलेंस, आइटम और नाम एक नए सिस्टम में ले जाते हैं, तो आप पहले दिन से ही आंकड़ों पर डगमगाते भरोसे के साथ शुरुआत करते हैं। साफ़ सिस्टम में आने वाला गंदा डेटा गंदा ही रहता है। माइग्रेट करने से पहले साफ़ करें, बाद में नहीं।
• सब कुछ एक साथ लॉन्च करना: एक ही दिन में हर विभाग के हर मॉड्यूल को चालू करने से जोखिम कई गुना बढ़ जाता है और कोई भी गलती पूरी कंपनी का संकट बन जाती है। चरणबद्ध रोलआउट (एक समय में एक मॉड्यूल, विभाग या शाखा) गलती को सीमित रखता है, टीम का भरोसा कदम-दर-कदम बनाता है, और आपको विस्तार से पहले सुधार का मौका देता है।

नियम: पहले साफ़ डेटा, फिर चरणों में लॉन्च। असली रफ़्तार एक छलांग से नहीं, बल्कि अनुशासित क्रमिकता से आती है।

ट्रेनिंग और चेंज मैनेजमेंट: वह पक्ष जो नतीजा तय करता है

विफलता का सबसे खतरनाक और सबसे उपेक्षित कारण तकनीकी नहीं, बल्कि मानवीय ही बना रहता है। सबसे अच्छा सिस्टम भी विफल हो जाता है अगर उसका इस्तेमाल करने वाले उससे आश्वस्त न हों। जो टीम महसूस करती है कि सिस्टम उस पर थोपा गया है, वह चुपचाप उसका विरोध करती है और छिपकर अपनी स्प्रेडशीट्स और पुराने तरीकों पर लौट जाती है, और आपके पास दो वास्तविकताएं रह जाती हैं: कागज़ पर एक सिस्टम, और उसके बाहर चलता असली काम।

सफलता सचेत चेंज मैनेजमेंट से बनती है: टीम को जल्दी शामिल करें ताकि वह खुद को निर्णय का हिस्सा महसूस करे, उसका शिकार नहीं; यह समझाएं कि हम क्यों बदल रहे हैं, न कि केवल कैसे; और ट्रेनिंग को लॉन्च के समय का एक बार का आयोजन नहीं, बल्कि निरंतर बनाएं। जिस सिस्टम को लोग अपनाते हैं वह सरल होने पर भी सफल होता है, और जिसका वे विरोध करते हैं वह अधिक शक्तिशाली होने पर भी विफल होता है।

Origami का दृष्टिकोण

Origami में हम कस्टम सिस्टम बनाते हैं, और हमारे प्रोजेक्ट्स ने हमें सिखाया है कि किसी भी सिस्टम की सफलता, ERP सहित, तकनीकी चुनाव से पहले एक संगठनात्मक निर्णय है। इसलिए हम स्क्रीन से नहीं, प्रक्रिया से शुरुआत करते हैं: कुछ भी इंस्टॉल करने से पहले हम आपकी प्रक्रियाओं को परिभाषित करने और आपके डेटा को साफ़ करने में मदद करते हैं, हम आपकी ओर से नेतृत्व करने वाले आंतरिक ओनर पर ज़ोर देते हैं, हम सब कुछ एक साथ नहीं बल्कि चरणों में रोलआउट करते हैं, और हम ट्रेनिंग और चेंज मैनेजमेंट को प्रोजेक्ट का हिस्सा बनाते हैं, टालने वाली कोई मद नहीं। हमारा लक्ष्य ऐसा सिस्टम सौंपना नहीं है जो तकनीकी रूप से काम करे, बल्कि ऐसा सिस्टम सौंपना है जिसे आपकी टीम अपनाए और जो लॉन्च के बाद भी जीवित रहे। अगर आप एक तैयार ERP ढूँढ रहे हैं, तो वह Fahim है।

निष्कर्ष: सीरीज़ का अंत और एक नई पीढ़ी की शुरुआत

ERP प्रोजेक्ट शायद ही कभी इसलिए विफल होते हैं कि टेक्नोलॉजी कम पड़ गई, बल्कि इसलिए कि प्रक्रिया परिभाषित नहीं थी, ओनर अनुपस्थित था, डेटा गंदा ही माइग्रेट कर दिया गया, लॉन्च जल्दबाज़ी में हुआ, या टीम बदलाव के लिए तैयार नहीं थी। इनमें से हर कारण का एक विपरीत है जो सफलता दिलाता है। इसके साथ हम ERP सिस्टम की उस व्यावहारिक गाइड को समाप्त करते हैं जिससे हम गुज़रे: सिस्टम को परिभाषित करने से लेकर, आपको इसकी ज़रूरत कब होती है, इसके मॉड्यूल, इसे कैसे चुनें, इसकी वास्तविक लागत, और अंत में इस भाग तक।

यह ध्यान देने योग्य है कि यह क्षेत्र किस ओर बढ़ रहा है: सिस्टम्स की अगली पीढ़ी ठीक उसी अंतर को कम कर रही है जो ज़्यादातर विफलताओं का कारण बनता है। ऐसे सिस्टम जो किसी कंसल्टेंट के बजाय बातचीत के ज़रिए परिभाषित और कॉन्फ़िगर किए जाते हैं, और जो अपना तरीका थोपने के बजाय आपके काम करने के तरीके के अनुसार ढलते हैं, प्रक्रिया को परिभाषित करना और अपनाना पहले से आसान बना देते हैं। फिर भी, टूल चाहे कितना भी विकसित हो जाए, नियम वही रहता है: एक सफल सिस्टम स्पष्ट प्रक्रिया, उपस्थित ओनर और आश्वस्त टीम से शुरू होता है। टेक्नोलॉजी रास्ता आसान बनाती है, लेकिन उस पर सचेत रूप से चलने का विकल्प नहीं है।

स्रोत

• ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) — ई-इनवॉइसिंग (Fatoora) एक ऐसे दायित्व के रूप में जिसका हर चरणबद्ध रोलआउट को ध्यान रखना चाहिए: https://zatca.gov.sa
• सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA) — व्यक्तिगत डेटा संरक्षण कानून (PDPL) और माइग्रेशन के दौरान डेटा पर नियंत्रण: https://sdaia.gov.sa
• सऊदी विज़न 2030 — डिजिटल परिवर्तन और छोटे व मध्यम उद्यमों का सशक्तिकरण: https://www.vision2030.gov.sa